Những Thủ Thuật PowerPoint Hữu Ích Bạn Nên Biết

Mẹo Và Thủ Thuật PowerPoint Hữu Ích Bạn Nên Biết

Dùng powerpoint nhiều nhưng bạn chỉ biết dùng những công cụ cơ bản. Đừng lo, các thủ thuật powerpoint sau sẽ giúp bài thuyết trình của bạn thú vị hơn

Powerpoint – Công cụ thuyết trình kinh điển

Powerpoint là phần mềm kinh điển nằm trong bộ ứng dụng của Microsoft Office do Microsoft cung cấp. Hầu hết tất cả chúng ta đều biết hoặc đã từng nghe đến Microsoft Powerpoint, đây là phần mềm thiết kế slide cho các bài thuyết trình.

Điểm nổi bật của powerpoint đó là cho phép người dùng sử dụng số liệu, đồ họa, bảng biểu, hình ảnh và video minh họa,…Ngoài ra powerpoint cũng tối ưu hóa được kỹ năng thuyết trình cho người dùng kiểm soát chủ động được nội dung bài diễn thuyết. Powerpoint nổi tiếng về độ phổ biến và thông dụng, chỉ cần sử dụng đến một thiết bị trình chiếu, không cần đến các thiết bị phụ trợ khác, bên cạnh đó tương thích với nhiều phần mềm.

Bên cạnh những ưu điểm cơ bản này thì Microsoft Powerpoint còn tồn tại nhiều thiếu sót. Chẳng hạn như không có nhiều mẫu template powerpoint đẹp, thường bị lạm dụng quá nhiều chữ trong một slide,…

Nhiều người thường chỉ biết sử dụng Powerpoint như một công cụ thiết kế slide thuyết trình, nhưng thực tế, Microsoft Powerpoint còn hỗ trợ người dùng thiết kế nhiều định dạng khác như banner, CV, poster chuyên nghiệp khác.

Một số thủ thuật powerpoint mà bạn cần biết

1. Cách khóa hình ảnh trong PowerPoint

Việc khóa hình ảnh trong bản trình bày PowerPoint sẽ ngăn tỷ lệ hoặc tỷ lệ khung hình của hình ảnh bị bóp méo hoặc vượt quá tỷ lệ.

Để khóa hình ảnh trong PowerPoint, hãy làm theo các bước bên dưới:

1. Nhấp chuột phải vào hình ảnh và chọn Kích thước và Vị trí . 

Chọn hộp có nhãn Khóa tỷ lệ khung hình .

Cũng có thể khóa một hình ảnh hoặc đối tượng để không thể thay đổi kích thước hoặc di chuyển nó xung quanh trang chiếu. Tính năng này có thể bị thiếu trong hầu hết các phiên bản PowerPoint trên máy tính. Bạn có thể nhấp chuột phải vào hình ảnh, hình dạng hoặc đối tượng và chọn Khóa .

Nếu bạn không thấy tùy chọn đó, một giải pháp là đặt các đối tượng vào trang chiếu chính. 

2. Lặp lại một Trình chiếu trong PowerPoint

Nếu bạn định chạy liên tục trình chiếu PowerPoint, bạn có thể đặt trình chiếu thành vòng lặp thay vì phải khởi động lại theo cách thủ công.

1. Mở PowerPoint bạn muốn lặp lại.
2. Chọn tab Trình chiếu .
3. Chọn nút Thiết lập trình chiếu .

4. Chọn hộp có nhãn Vòng lặp liên tục cho đến khi ‘Esc.’

5. Chọn nút OK .

Bạn sẽ cần nhấn phím Esc để kết thúc bản trình bày PowerPoint lặp lại. Nhấp vào trang trình bày cuối cùng trong bộ bài của bạn hoặc nhấn phím mũi tên phải trên bàn phím của bạn sẽ khiến trình chiếu khởi động lại.

3. Cách giảm kích thước của PowerPoint 

Tệp PowerPoint có thể trở nên lớn nếu bạn đã chèn hình ảnh hoặc tệp phương tiện có độ phân giải cao. Chúng tôi có một số mẹo và thủ thuật PowerPoint có thể giúp giảm kích thước tệp PowerPoint của bạn.

• Chỉ nhúng các ký tự phông chữ được sử dụng trong bản trình bày của bạn bằng cách chọn Tệp > Tùy chọn > Lưu trong menu bên trái. 

• Nếu bạn đã chọn nhúng phông chữ vào tệp, hãy chọn tùy chọn Chỉ nhúng các ký tự được sử dụng trong bản trình bày .

• Xóa dữ liệu chỉnh sửa hình ảnh. Khi bạn chỉnh sửa hình ảnh trong PowerPoint, nó sẽ lưu hình ảnh gốc và phiên bản đã chỉnh sửa của bạn. Để ngăn chặn điều này: 
  • Chọn Tệp > Tùy chọn > Nâng cao . 
  • Trong Kích thước và Chất lượng Hình ảnh , hãy chọn hộp có nhãn Hủy dữ liệu chỉnh sửa . 
  • Để giảm thêm kích thước PowerPoint của bạn, hãy bỏ chọn hộp có nhãn Không nén hình ảnh trong tệp và chọn độ phân giải mặc định thấp hơn cho hình ảnh của bạn. 

• Nén thêm hình ảnh bằng cách chọn một hình ảnh trong trình chiếu của bạn. 
  • Trong tab Định dạng Ảnh , chọn nút Nén Ảnh . Bạn có thể chọn áp dụng các tùy chọn nén cho tất cả các hình ảnh hoặc chỉ ảnh bạn đã chọn. 
  • Chọn hộp có nhãn Xóa vùng ảnh đã cắt , và chọn Sử dụng độ phân giải mặc định . Nhấn OK .

Bằng cách giảm kích thước tệp PowerPoint, bạn sẽ làm cho tệp lưu trữ và gửi email dễ dàng hơn.

4. Cách Thêm và In Ghi chú PowerPoint

Thêm ghi chú của người thuyết trình để giúp người thuyết trình nhớ những gì cần nói trong khi trình bày bằng cách chọn nút Ghi chú ở cuối PowerPoint. Nhập một tập lệnh hoặc chỉ một vài ghi chú làm lời nhắc.

Để in bản trình bày có ghi chú, hãy chọn Trang Ghi chú trong phần Cài đặt của hộp thoại In.

5. Cách chỉnh sửa nền PowerPoint

Để thêm, xóa hoặc chỉnh sửa đồ họa nền từ các trang trình bày của bạn bằng ứng dụng PowerPoint trên máy tính, bạn sẽ cần chọn Slide Master từ menu View . Sau đó, ở bên trái, chọn trang chiếu cái hoặc một trong các bố cục xuất hiện bên dưới trang trình bày: Nhấp chuột phải và chọn Định dạng nền . Chọn hộp có nhãn Ẩn đồ họa nền . 

Nếu bạn đang sử dụng PowerPoint trong một trình duyệt, bạn có thể nhận thấy rằng không có trang trình bày chính. Khi bạn sử dụng phiên bản trực tuyến, bạn có thể trực tiếp thêm, xóa hoặc chỉnh sửa bất kỳ đồ họa nào xuất hiện trên trang chiếu.

6. Cách liên kết với một trang trình bày khác trong bản trình bày

Liên kết đến một trang trình bày khác trong cùng một bản trình bày có thể hữu ích nếu bạn dự đoán cần phải bỏ qua một phần của bản trình bày do hạn chế về thời gian hoặc tham khảo lại trang trình bày trước đó. Nó đơn giản như thêm một siêu liên kết.

1. Chọn văn bản, hình ảnh hoặc hình dạng bạn muốn sử dụng làm liên kết.
2. Chọn Chèn > Liên kết hoặc nhấp chuột phải và chọn Siêu kết nối .
3. Trong hộp thoại Chèn siêu kết nối, bên dưới Nối kết tới , hãy chọn Đặt trong Tài liệu Này

4. Chọn trang trình bày bạn muốn liên kết đến và nhấn nút OK .

7. Luôn nhất quán bằng cách sử dụng Format Painter

Tính nhất quán là dấu hiệu của một bản trình bày PowerPoint được thiết kế tốt. Ví dụ: tiêu đề trang trình bày phải có cùng màu sắc, phông chữ và cỡ chữ trong toàn bộ trang trình bày. Sử dụng trình vẽ định dạng giúp việc chuẩn hóa tất cả các tiêu đề và nhãn phần tử trong bản trình bày của bạn trở nên nhanh chóng và dễ dàng. 

1. Chọn nội dung có định dạng bạn thích.
2. Trong tab Trang đầu , chọn Định dạng Họa sĩ . 
3. Tiếp theo, chọn một cái gì đó khác và định dạng của phần tử đầu tiên sẽ tự động được áp dụng.